02 848 3800 / mgtravel(a)matkagalleria.fi

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tämä on yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Oy Matka Galleria Ab, PL 69, 23501 Uusikaupunki
puh. 02 848 3800, sähköposti: mgtravel@matkagalleria.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Eeva Laakso-Sura
puh. 044 7747 901
sähköposti: eeva.laakso-sura@matkagalleria.fi

Henkilörekisteri

Oy Matka Galleria Ab:n asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja käytetään

  • Asiakkuuden hoitamiseen ja ylläpitämiseen
  • Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
  • Toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
  • Asiakaskokemuksen parantamiseen
  • Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
  • Väärinkäytösten estämiseen

Tietoja käsitellään asiakkaan ja Matka Gallerian väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Matka Galleria säilyttää asiakastietoja Suomessa. Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä mm. tiedon minimointi ja anonymisointi. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Asiakkaan oikeutetun edun vuoksi henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja tarvittaessa siirretään yhteistyökumppaneille matkaan liittyvien palveluiden toimivuuden varmistamiseksi ja viranomaismääräysten mukaisesti. Luottokäsittelyssä asiakkaan tietoja käytetään maksukyvyn selvittämiseksi. Asiakkaalle voidaan tarjota ennen matkan alkua siihen liittyviä lisäpalveluita ja matkan jälkeen asiakkaalle voidaan lähettää kyseistä matkaa koskevia asiakaskyselyjä ja tiedotteita yrityksen toiminnan kehittämiseksi. Asiakastietoja käytetään tarvittaessa myös palautteiden käsittelyä varten.

Matka Galleria säilyttää asiakkaiden matkatiedot voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tietoja, joita tarvitaan näiden ajankohtien jälkeen asiakassuhteen hoitamiseen, säilytetään asiakasrekisterissä.

Henkilötietojen käsittelijät

Asiakastietoihin on pääsy vain yrityksen omilla työntekijöillä ja henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti.

Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida yrityksen tietojärjestelmistä. Poisto ja anonymisointi-toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja asiakastilejä.

Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
  • Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen
  • Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi

Rekisterin tietosisältö

  • Demografiset tiedot kuten nimi, sukupuoli, syntymäaika (matkavakuutusmyynnissä ja viranomaismääräysten vaatiessa myös matkustajatiedoissa henkilötunnus)
  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • Mahdolliset erikoisruokavaliot / ruoka-aineallergiat, mahdolliset liikkumarajoitteet
  • Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista
  • Työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
  • Asiakkaan laskutus- ja maksutiedot (mm. luotto/maksukortin numero)
  • Asiakaspalautteiden käsittelyä varten matkan tapahtumatiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Asiakas antaa matkavarauksen yhteydessä matkustajien tiedot omalla ja toisten matkustajien suostumuksella.
  • Muut yhteistyökumppanit (jälleenmyyjät, ryhmänkerääjäasiakkaat).
  • Suomen Asiakastieto Oy luottokäsittelyjen yhteydessä.
  • Asiakkaan mahdollisesti viranomaismääräysten mukaan ja omalla suostumuksellaan toimittamat lääkärinlausunnot tai vastaavat matkan peruutustapausten yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta, myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • Yhteistyökumppaneille (esim. laiva-, lento- ja linja-autoyhtiöt, hotellit sekä tarvittaessa ravintolat) toimitetaan matkustajatiedot matkajärjestelyiden toimivuuden varmistamiseksi.
  • Analytiikkakumppanille (verkkosivujen yleisestä käytöstä)
  • Kirjanpitotoimistolle
  • Asiakashallintajärjestelmään
  • Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
  • Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun tai osamaksun
  • Kuljetusliikkeelle toimituksen yhteydessä
  • Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
  • Vakuutusyhtiöille toimitetaan asiakastietoja matkavakuutusten tekemistä varten sekä pyydettäessä asiakkaiden vakuutusyhtiöille osoittamien korvaushakemusten liitteiksi toimitettavien todistusten yhteydessä

Lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa matkustajaan liittyviä tietoja toimitetaan matkakohteesta riippuen sekä EU:n alueelle että sen ulkopuolelle.

Matkustajien tietoja toimitetaan viranomaisille lainsäädännön ja kohdistetun kyselyn mukaisesti. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Matka Galleria siirtää matkustajien tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle matkakohteen niin edellyttäessä.

Rekisterin suojausperiaatteet

Manuaalinen aineisto

Matka Galleria huolehtii toimitilojensa turvallisuudesta tietosuojapolitiikkansa mukaisesti. Yrityksen henkilökuntaa ohjeistetaan ja opastetaan aktiivisesti tietosuoja-asetukseen liittyvissä asioissa.

Digitaalinen aineisto

Matka Galleria säilyttää tietoja asiakkuuteen, asiakkuuden hoitoon ja markkinointiin liittyvissä järjestelmissä. Yrityksen henkilökunta kirjautuu eri järjestelmiin henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Digitaalisten henkilötietojen säilytys on toteutettu yhdessä EU:n tietosuoja-asetuksen ehdot täyttävien yhteistyökumppanien kanssa.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Matka Galleria / Tietosuoja
Oy Matka Galleria Ab, PL 69, 23501 Uusikaupunki

tai sähköpostitse osoitteeseen mgtravel@matkagalleria.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse mgtravel@matkagalleria.fi.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse mgtravel@matkagalleria.fi.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän rekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitsemgtravel@matkagalleria.fi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai mgtravel@matkagalleria.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.  

Evästeet

Sivusto käyttää evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita sivuston käytön analytiikkaan.

Hyödynnämme Google Analyticsia sivustomme käyttöön liittyvässä analytiikassa. Googlelle lähetettävä tieto on anonymisoitua ja niiden voimassaoloaika on 30 s – 14 kk. Lue lisää Google Analyticsin tietojen käsittelystä. Analytiikkakumppanimme käyttämistä tunnisteista voi kieltäytyä ottamalla käyttöön selaimen Do Not Track -toiminnon ja asettamalla selain hylkämään kolmannen osapuolen evästeet.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla mgtravel@matkagalleria.fi.